「君しかいないから」で引き受けた仕事を、自分が休める仕事に変える10行の手順

自分しか手順を知らない仕事があると、休んだ日にも連絡が来ます。これを変える方法は、手順を10行で書き、共有し、ほかの人に1回やってもらい、止まった所を直すことです。書くだけでは足りません。別の人の手で1回進んで初めて、その仕事は自分から離れます。

この記事では、その4つの段階を順に示します。目指すのは、自分がいなくてもその仕事が1回進むことです。読み終えると、当てはまる仕事を1つ選び、10行のうち最初の3行を今日書けます。

自分にしか分からない仕事の見分け方

「君しかいないから」と頼まれる仕事のすべてが、引き継げないわけではありません。次の3つに当てはまるものから手を付けると、進めやすくなります。これはCareerPivotが整理した目印で、当てはまる数で何かを判定するものではありません。

最初の1件は、短く終わる仕事を選びます。毎月や毎週くり返すものだと、後の段階で「別の人に1回やってもらう」機会がすぐ来ます。

段階1｜10行の手順を書く

文章にせず、行に切って並べます。読む人は、その仕事を初めてやる人だと考えます。下の記入例は、説明用の架空の例です。

うまく書けていなくてかまいません。半分しか埋まらなくても、次の段階に進めます。抜けている行は、ほかの人がやってみたときに見つかります。

気持ちや人への評価は書きません。パスワードなどの認証情報も手順書には書かず、社内で決められた方法で管理します。

段階2｜見られる場所に置いて知らせる

自分だけが開くメモに置いても、状況は変わりません。チームの共有フォルダや社内の文書置き場など、ほかの人が探せる場所に置きます。共有の場所がない場合は、依頼してくる人に宛てた連絡の本文に貼ります。

置いたら、上司に一言知らせます。黙って置くと、手順書があること自体が知られないままになります。

手順を外に出すと自分の出番がなくなるのでは、と不安になることがあります。ここでやっているのは、仕事を手放すことではなく、仕事に名前と手順を付けることです。手順を書いた人は、その仕事をいちばん説明できる人として残ります。

書いた10行を、職務経歴書に書ける実績にしたい人は、外でも伝わる実績に書き換える手順へ進んでください。同じ10行に、判断・相手・結果の3つを足します。

段階3｜別の人に1回やってもらう

ここがいちばん大事な段階です。手順書は、書いた本人には分かるように書かれています。ほかの人が実際にやってみるまで、足りない行は見つかりません。

• 誰に頼むかは、上司に決めてもらいます。勝手に同僚へ仕事を回しません
• 頼むときは、「手順書の試し読み」として1回だけと伝えます
• やってもらっている間は、聞かれるまで口を出しません
• 聞かれたこと、手が止まった所をメモします

引き受けてくれる人がいない場合は、自分が手順書だけを見て、書いてあることしかやらないと決めて1回通します。頭の中の知識で補った所が、抜けている行です。

段階4｜止まった箇所を直す

メモした所を手順書に反映します。止まり方によって、直し方が違います。

別の人の手で1回最後まで進んだら、手順書を直して残します。同じやり方で、次の1件に進みます。

書いたのに誰も実行していない場合は、上司に、試す人と日を決めてもらうよう頼みます。「来月の定例のあと、どなたかに一度試していただけますか。日を決めていただけると助かります」のように、日付まで頼みます。

共有や引き継ぎを断られた場合、仕事が増える一方の場合は、依頼された日時と内容を記録に残します。

手順を渡しても仕事だけが増えるとき

引き継ぎを試しても、名前のない仕事が増え続けることがあります。その場合、足りないのは手順書ではありません。仕事の割り当て方そのものを、上司と話す段階です。

手順を渡しても「期待してるから」と仕事だけが増える人は、期待と給料を同じ表に書く方法で、この1年で増えた仕事と、給料・役職の変化を並べてください。上司に聞くのか、学ぶのか、会社を替えるのかは、その表を見てから決められます。

今日やることは、当てはまる仕事を1つ選び、10行のうち1行目から3行目までを書くことです。仕事の名前、いつ発生するか、誰から依頼が来るか。ここまで書ければ、残りの行は、実際にその仕事をするときに埋められます。